Guia prático
Como anonimizar uma planilha de Excel com CPF e CNPJ antes de usar IA
Por Hugo Ribeiro · Atualizado a · 6 min de leitura
[ENTIDADE_1]), deixe os valores e as contas como estão, e guarde a tabela de correspondência no seu computador. Apagar colunas ou usar Localizar e Substituir não chega: falham os CPF e CNPJ guardados como número, as folhas ocultas, os comentários e o nome do próprio arquivo.Um mapa de clientes, um balancete com clientes e fornecedores, uma listagem de holerites: quase todas as folhas de Excel de um escritório têm CPF, CNPJ e nomes. Para pedir uma análise a uma IA, esses dados não fazem falta. Este guia mostra como tirá-los sem partir a folha.
O que tem de sair e o que pode ficar
- Sai: CPF e CNPJ, nomes de pessoas e empresas, IBAN, PIS, endereços e CEP, emails, telefones, placas, números de documento que levem ao cliente.
- Fica: valores, datas, códigos de conta, taxas, quantidades e a estrutura da folha. É sobre isto que a IA trabalha.
O CPF é um dado pessoal, e o CNPJ, mesmo não sendo dado pessoal, está coberto pelo sigilo profissional se revelar quem é o cliente. Na prática, tire os dois.
Passo a passo
- Trabalhe numa cópia. Nunca no original.
- Troque, não apague. Cada identificador passa a um código estável:
[CPF_1],[ENTIDADE_1],[IBAN_1]. Se apagar, a IA deixa de conseguir distinguir um cliente do outro; se trocar, a análise por cliente continua a ser possível. - Use sempre o mesmo código para a mesma entidade, em todas as folhas e em todos os arquivos do dossiê. "Silva & Filhos Ltda." e "SILVA E FILHOS LTDA" são a mesma entidade e devem dar o mesmo código.
- Salve a tabela de correspondência no seu computador. É ela que permite restaurar os dados reais na resposta.
- Revise antes de enviar (lista abaixo).
- Peça a análise à IA e, no fim, restaure os nomes, CPF e CNPJ na resposta.
Os lugares onde os dados costumam escapar
- CPF e CNPJ guardados como número, com formatos diferentes na mesma coluna.
- Texto livre: descrições de movimentos ("Transf. João Silva"), observações, históricos.
- Folhas ocultas e colunas ou linhas escondidas.
- Comentários e notas nas células.
- Nomes das folhas ("Cliente Silva 2026") e cabeçalhos e rodapés de impressão.
- Nome do arquivo e propriedades do documento (autor, empresa).
- Tabelas dinâmicas, que guardam uma cópia dos dados de origem mesmo depois de os apagar da folha.
Os três últimos pontos verificam-se manualmente no Excel, em Arquivo > Informações > Inspecionar Documento, qualquer que seja a ferramenta que use.
Fazer isto com o Velado
O Velado faz os passos 2 a 4 e o 6 por si, no seu computador. Abre o Excel, detecta os CPF e CNPJ (validando os dígitos verificadores, mesmo quando estão guardados como número), os nomes, os IBAN e as endereços, mostra-lhe o que vai ocultar e exporta um Excel com códigos, com os valores e as fórmulas no lugar. A tabela de correspondência fica num cofre local por cliente, e o botão "Restaurar" troca os códigos de volta na resposta da IA.
A revisão continua a ser sua: nenhuma detecção automática é perfeita, e o tela de revisão existe para acrescentar manualmente o que faltar, por exemplo um nome comercial pouco comum.
Pode experimentar no navegador com um arquivo seu; nada é enviado para nenhum servidor. Para o fluxo com balancete, folha de pagamento e NF-e, veja o guia do balancete.
Perguntas frequentes
Posso só apagar a coluna do CPF?
Não chega. O nome do cliente, o IBAN, a endereço ou o número de documento identificam-no da mesma forma, e costumam aparecer noutras colunas, em descrições de movimentos e noutras folhas do mesmo livro.
Porque é que o Localizar e Substituir falha com CPF e CNPJ?
Porque o Excel guarda muitos CPF e CNPJ como número: perde zeros à esquerda, mostra-os com aba de milhares ou junta-os a texto ("CPF 12345678909"). Uma pesquisa por texto exato não apanha todas as formas, e basta falhar uma célula para o cliente ficar identificado.
Isto é anonimização ou pseudonimização?
É pseudonimização: como guarda a tabela que permite voltar aos dados reais, o arquivo continua a ser dado pessoal para si. Para a IA, que não tem a tabela, deixa de ser possível saber quem é o cliente. A diferença está explicada no guia sobre pseudonimização e anonimização na LGPD.
As fórmulas e os totais mantêm-se?
Sim, desde que só se troquem os identificadores. Somas, percentagens e referências entre células não dependem do nome nem do CPF. O que pode deixar de funcionar são procuras (PROCV) feitas por nome; por isso o mesmo nome tem de dar sempre o mesmo código.
Experimente com um documento seu
O Velado corre no navegador, no seu computador: nada é enviado para nenhum servidor.