Modelo
Modelo de política de uso de IA para escritórios de contabilidade e advocacia
Por Hugo Ribeiro · Atualizado a · 7 min de leitura
Na maioria dos escritórios a IA já é usada, quase sempre sem regras escritas. O risco não está na ferramenta, está em cada pessoa decidir sozinha o que pode enviar. Uma política curta resolve isso e deixa prova de que o escritório pensou no assunto.
Em que se apoia
- Sigilo profissional da respectiva profissão (CFC, OAB): os factos e documentos do cliente não se revelam a terceiros. Veja o que diz o sigilo, profissão a profissão.
- LGPD: responsabilização e prestação de contas (art. 6º, X), tratamento pelo operador segundo as instruções do controlador (art. 39) e medidas de segurança aptas a proteger os dados (art. 46). A pseudonimização está definida no art. 13, § 4º.
Modelo (copie e adapte)
Política de utilização de inteligência artificial
[Nome do escritório] · Versão 1 · [data]
1. Âmbito. Aplica-se a todos os sócios, colaboradores e estagiários, e a qualquer ferramenta de IA generativa usada em trabalho do escritório.
2. Ferramentas autorizadas. Só podem ser usadas as ferramentas da lista em anexo, com contas do escritório. Não se usam contas pessoais nem versões gratuitas para trabalho de clientes. Uma ferramenta nova só entra na lista depois de aprovada por [responsável].
3. Dados que nunca se enviam. Não se enviam a ferramentas de IA dados que identifiquem clientes, trabalhadores de clientes ou terceiros: nomes, CPF e CNPJ, PIS, IBAN, endereços, contatos, números de processo, placas. Não se enviam senhas nem credenciais.
4. Preparação dos documentos. Antes de enviar um documento de cliente, os identificadores são substituídos por códigos (pseudonimização), no computador do escritório, com [ferramenta]. A tabela de correspondência não sai do escritório. Quem envia confirma que não ficou nenhum identificador visível.
5. Revisão humana. Nenhuma resposta de IA segue para o cliente, para a Receita Federal, para um tribunal ou para outra entidade sem ser revista por um profissional do escritório, que responde pelo conteúdo. Citações de leis, acórdãos e valores confirmam-se sempre na fonte.
6. Registro. O escritório mantém a lista de ferramentas autorizadas, os respetivos contratos e a data de cada revisão desta política.
7. Formação. Todos os colaboradores recebem formação sobre esta política e sobre os limites da IA à entrada e, pelo menos, uma vez por ano.
8. Incidentes. Quem enviar por engano dados identificáveis comunica de imediato a [responsável], que avalia se há incidente de segurança a comunicar à ANPD.
9. Informação ao cliente. O contrato de prestação de serviços ou a política de privacidade do escritório informam que são usadas ferramentas de IA e em que condições.
10. Revisão. Esta política é revista todos os anos ou quando mudar a lei, a orientação do Conselho ou as ferramentas usadas.
Li e aceito: [nome, data, assinatura]
Como adaptar
- Ponto 2: escreva os nomes exatos das ferramentas e dos planos contratados. "ChatGPT" não chega; a versão gratuita e a empresarial têm condições diferentes.
- Ponto 3: acrescente o que for próprio da sua área, por exemplo dados de saúde em processos de seguros ou dados de menores em processos de família.
- Ponto 4: é o ponto que torna a política praticável. Se a única regra for "não enviar", as pessoas deixam de usar IA ou passam a usá-la às escondidas. Com um passo de pseudonimização, o trabalho faz-se e os dados ficam.
- Ponto 9: confirme o texto com o seu Conselho ou a OAB ou com o seu encarregado (DPO).
Este modelo é um ponto de partida e não substitui aconselhamento jurídico para o seu caso.
Onde entra o Velado
O Velado é a ferramenta do ponto 4: troca os identificadores por códigos no computador do escritório, mantém a tabela num cofre local e restaura os dados na resposta. Como a IA só recebe códigos, os pontos 3 e 4 cumprem-se sem mudar a forma de trabalhar. Pode experimentar no navegador ou ver como funciona para contadores e para advogados.
Perguntas frequentes
Um escritório pequeno precisa mesmo de uma política escrita?
Precisa de conseguir mostrar o que faz. A LGPD pede ao controlador que demonstre a adoção de medidas eficazes (princípio da responsabilização e prestação de contas, art. 6º, X), e uma página assinada por todos é a forma mais simples de o fazer. Também evita que cada colaborador decida por si o que pode colar no ChatGPT.
Tenho de pedir autorização ao cliente para usar IA?
Se os dados enviados não permitirem identificar o cliente, a questão do sigilo não se coloca da mesma forma. Se enviar dados identificáveis, está a revelá-los a um terceiro e precisa de base para isso: confirme com o seu Conselho ou a OAB e pondere uma cláusula no contrato de prestação de serviços.
A política tem de proibir as contas gratuitas?
É a regra mais comum. As versões gratuitas e pessoais não têm, em geral, contrato com o operador nem garantias sobre o uso dos dados para treino. O modelo abaixo só autoriza contas do escritório.
O que é a literacia em IA?
É saber o suficiente sobre IA para usá-la bem: o que ela faz, onde erra e que dados não devem ser enviados. Uma sessão de formação interna e esta política lida e assinada são um bom ponto de partida.
Experimente com um documento seu
O Velado corre no navegador, no seu computador: nada é enviado para nenhum servidor.