Guía práctica
Cómo anonimizar un Excel con NIF antes de usarlo con IA
Por Hugo Ribeiro · Actualizado el · 6 min de lectura
[ENTIDADE_1]), deje los importes y las cuentas como están y guarde la tabla de correspondencia en su ordenador. Borrar columnas o usar Buscar y reemplazar no basta: se escapan los NIF guardados como número, las hojas ocultas, los comentarios y el nombre del propio archivo.Un listado de clientes, un balance de sumas y saldos con las cuentas 430 y 400, un resumen de nóminas: casi todas las hojas de Excel de un despacho tienen NIF y nombres. Para pedir un análisis a una IA, esos datos no hacen falta. Esta guía explica cómo quitarlos sin romper la hoja.
Qué tiene que salir y qué puede quedarse
- Sale: NIF, NIE y CIF, nombres de personas y empresas, IBAN, números de la Seguridad Social, direcciones y códigos postales, correos, teléfonos, matrículas, números de documento que lleven al cliente.
- Se queda: importes, fechas, cuentas, tipos, cantidades y la estructura de la hoja. Sobre esto trabaja la IA.
El NIF de una persona física es un dato personal; el de una sociedad no lo es, pero está cubierto por el secreto profesional si revela quién es el cliente. En la práctica, quite los dos.
Paso a paso
- Trabaje sobre una copia. Nunca sobre el original.
- Sustituya, no borre. Cada identificador pasa a un código estable:
[DOC_ES_1],[ENTIDADE_1],[IBAN_1]. Si borra, la IA deja de distinguir un cliente de otro; si sustituye, el análisis por cliente sigue siendo posible. - Use siempre el mismo código para la misma entidad, en todas las hojas y en todos los archivos del expediente. "García e Hijos, S.L." y "GARCIA E HIJOS SL" son la misma entidad y deben dar el mismo código.
- Guarde la tabla de correspondencia en su ordenador. Es la que permite restaurar los datos reales en la respuesta.
- Revise antes de enviar (lista más abajo).
- Pida el análisis a la IA y, al final, restaure los nombres y NIF en la respuesta.
Por dónde suelen escaparse los datos
- NIF guardados como número o con formatos distintos en la misma columna.
- Texto libre: conceptos de movimientos ("Transf. Juan García"), observaciones.
- Hojas ocultas y filas o columnas ocultas.
- Comentarios y notas en las celdas.
- Nombres de las hojas ("Cliente García 2026") y encabezados y pies de impresión.
- Nombre del archivo y propiedades del documento (autor, empresa).
- Tablas dinámicas, que guardan una copia de los datos de origen aunque los borre de la hoja.
Los tres últimos puntos se comprueban a mano en Excel, en Archivo > Información > Inspeccionar documento, use la herramienta que use.
Hacerlo con Velado
Velado hace por usted los pasos 2 a 4 y el 6, en su ordenador. Abre el Excel, detecta los NIF, NIE y CIF (validando el carácter de control), los nombres, los IBAN y las direcciones, le muestra lo que va a ocultar y exporta un Excel con códigos, con los importes y las fórmulas en su sitio. La tabla de correspondencia queda en una bóveda local por cliente, y con un clic los códigos vuelven a ser los datos reales en la respuesta de la IA.
La revisión sigue siendo suya: ninguna detección automática es perfecta, y la pantalla de revisión sirve para añadir a mano lo que falte, por ejemplo un nombre comercial poco habitual.
Puede probarlo en el navegador con un archivo suyo; no se envía nada a ningún servidor. Para el flujo con balances y nóminas, vea la guía del balance.
Preguntas frecuentes
¿Puedo limitarme a borrar la columna del NIF?
No basta. El nombre del cliente, el IBAN, la dirección o el número de documento lo identifican igual, y suelen aparecer en otras columnas, en conceptos de movimientos y en otras hojas del mismo libro.
¿Por qué falla Buscar y reemplazar con los NIF?
Porque Excel guarda muchos como número o los mezcla con texto ("NIF B12345678"), con y sin guiones o espacios. Una búsqueda de texto exacto no encuentra todas las formas, y basta una celda para que el cliente quede identificado.
¿Esto es anonimización o seudonimización?
Es seudonimización: como usted conserva la tabla que permite volver a los datos reales, el archivo sigue siendo dato personal para usted. Para la IA, que no tiene la tabla, deja de ser posible saber quién es el cliente. La diferencia está explicada en la guía sobre seudonimización y anonimización.
¿Se mantienen las fórmulas y los totales?
Sí, siempre que solo se cambien los identificadores. Sumas, porcentajes y referencias entre celdas no dependen del nombre ni del NIF. Lo que puede dejar de funcionar son las búsquedas por nombre (BUSCARV); por eso el mismo nombre debe dar siempre el mismo código.
Pruébelo con un documento suyo
Velado funciona en el navegador, en su ordenador: no se envía nada a ningún servidor.