Guia prático
Como usar o ChatGPT com um balancete, uma declaração ou um SAF-T sem expor o cliente
Por Hugo Ribeiro · Atualizado a · 6 min de leitura
Este guia mostra o fluxo completo com três documentos típicos de um gabinete: um balancete em Excel, uma declaração em PDF e um ficheiro SAF-T. O princípio é sempre o mesmo: a IA recebe a estrutura e os números; os dados que identificam o cliente ficam no seu computador.
1. Balancete em Excel
- Abra o ficheiro no Velado (app de secretária ou no navegador). Os nomes de clientes e fornecedores nas contas 21 e 22, os NIF (mesmo guardados como número) e os IBAN são detetados e marcados.
- Reveja. No ecrã vê tudo o que foi tapado e o que ficou visível. Acrescente à mão um termo que falte, por exemplo o nome comercial do cliente.
- Exporte o Excel pseudonimizado. Os valores e as fórmulas mantêm-se.
- Peça à IA, por exemplo: "Analisa este balancete, identifica as cinco variações mais relevantes face ao ano anterior e sugere explicações a confirmar com o cliente."
- Reponha. Copie a resposta, clique em "Repor" e os códigos voltam a ser os nomes e NIF reais.
2. Declaração ou relatório em PDF
Num PDF com texto, o Velado extrai o texto e tapa os identificadores. Num PDF digitalizado ou numa fotografia, passa primeiro por reconhecimento de texto (OCR), também no seu computador. O resultado é um texto pseudonimizado, pronto a colar na IA. Como em qualquer OCR, confirme os dígitos na pré-visualização.
3. Ficheiro SAF-T
O SAF-T (PT) tem os dados mestre de clientes e fornecedores com nome, NIF e morada. O Velado tapa esses campos em todo o ficheiro e mantém os códigos de conta, os documentos e os valores. Pode então pedir à IA, por exemplo, uma análise de concentração de clientes, de prazos médios de recebimento ou de faturas fora do padrão, sem que o ficheiro revele a carteira do cliente.
Dicas que poupam tempo
- Um cofre por cliente. Abra sempre o mesmo cofre para o mesmo cliente: a empresa X é sempre
[ENTIDADE_1], este mês e no próximo, e a IA consegue comparar períodos. - Dicionário do gabinete. Importe uma vez a lista de clientes (Excel ou CSV com nome e NIF). Passam a ser tapados sempre, mesmo escritos de outra forma.
- Termos que nunca se tapam. O nome do seu gabinete ou da AT não precisam de ser escondidos: adicione-os à lista de exceções.
- Valores. Por omissão, os montantes ficam visíveis, porque é sobre eles que a IA trabalha. Se o valor em si for sensível, pode ativar a deteção de valores.
Quer experimentar com um ficheiro seu? Abra o Velado no navegador: o processamento acontece no seu computador e nada é enviado para nenhum servidor.
Perguntas frequentes
A IA consegue analisar um balancete sem os nomes dos clientes?
Sim. Para analisar variações, rácios, saldos anómalos ou preparar notas, a IA precisa dos valores e das contas, não de saber quem é o cliente.
E o SAF-T? Os códigos de conta não ficam estragados?
Não devem ficar. O Velado tapa os dados de clientes e fornecedores (nomes, NIF, moradas) e deixa intactos os códigos de conta, os valores e a estrutura do ficheiro.
Posso colar a resposta da IA diretamente no email ao cliente?
Depois de repor os dados, sim, e reveja sempre. A resposta vem com [ENTIDADE_1] e [NIF_1]; o Velado troca os códigos de volta pelos dados reais com um clique.
Experimente com um documento seu
O Velado corre no navegador, no seu computador: nada é enviado para nenhum servidor.