Guia prático
Como anonimizar um Excel com NIF antes de o usar com IA
Por Hugo Ribeiro · Atualizado a · 6 min de leitura
[ENTIDADE_1]), deixe os valores e as contas como estão, e guarde a tabela de correspondência no seu computador. Apagar colunas ou usar Localizar e Substituir não chega: falham os NIF guardados como número, as folhas ocultas, os comentários e o nome do próprio ficheiro.Um mapa de clientes, um balancete com as contas 21 e 22, uma listagem de recibos de vencimento: quase todas as folhas de Excel de um gabinete têm NIF e nomes. Para pedir uma análise a uma IA, esses dados não fazem falta. Este guia mostra como tirá-los sem partir a folha.
O que tem de sair e o que pode ficar
- Sai: NIF e NIPC, nomes de pessoas e empresas, IBAN, NISS, moradas e códigos postais, emails, telefones, matrículas, números de documento que levem ao cliente.
- Fica: valores, datas, códigos de conta, taxas, quantidades e a estrutura da folha. É sobre isto que a IA trabalha.
O NIF é um dado pessoal quando é de uma pessoa singular, e o NIPC de uma empresa, não sendo dado pessoal, está coberto pelo sigilo profissional se revelar quem é o cliente. Na prática, tire os dois.
Passo a passo
- Trabalhe numa cópia. Nunca no original.
- Troque, não apague. Cada identificador passa a um código estável:
[NIF_1],[ENTIDADE_1],[IBAN_1]. Se apagar, a IA deixa de conseguir distinguir um cliente do outro; se trocar, a análise por cliente continua a ser possível. - Use sempre o mesmo código para a mesma entidade, em todas as folhas e em todos os ficheiros do dossier. "Silva & Filhos, Lda." e "SILVA E FILHOS LDA" são a mesma entidade e devem dar o mesmo código.
- Guarde a tabela de correspondência no seu computador. É ela que permite repor os dados reais na resposta.
- Reveja antes de enviar (lista abaixo).
- Peça a análise à IA e, no fim, reponha os nomes e NIF na resposta.
Os sítios onde os dados costumam escapar
- NIF guardados como número, com formatos diferentes na mesma coluna.
- Texto livre: descrições de movimentos ("Transf. João Silva"), observações, históricos.
- Folhas ocultas e colunas ou linhas escondidas.
- Comentários e notas nas células.
- Nomes das folhas ("Cliente Silva 2026") e cabeçalhos e rodapés de impressão.
- Nome do ficheiro e propriedades do documento (autor, empresa).
- Tabelas dinâmicas, que guardam uma cópia dos dados de origem mesmo depois de os apagar da folha.
Os três últimos pontos verificam-se à mão no Excel, em Ficheiro > Informações > Inspecionar Documento, qualquer que seja a ferramenta que use.
Fazer isto com o Velado
O Velado faz os passos 2 a 4 e o 6 por si, no seu computador. Abre o Excel, deteta os NIF (validando o dígito de controlo, mesmo quando estão guardados como número), os nomes, os IBAN e as moradas, mostra-lhe o que vai tapar e exporta um Excel com códigos, com os valores e as fórmulas no lugar. A tabela de correspondência fica num cofre local por cliente, e o botão "Repor" troca os códigos de volta na resposta da IA.
A revisão continua a ser sua: nenhuma deteção automática é perfeita, e o ecrã de revisão existe para acrescentar à mão o que faltar, por exemplo um nome comercial pouco comum.
Pode experimentar no navegador com um ficheiro seu; nada é enviado para nenhum servidor. Para perceber como se valida um NIF, veja como validar NIF, NISS e Cartão de Cidadão; para o fluxo com balancetes e SAF-T, o guia do balancete.
Perguntas frequentes
Posso só apagar a coluna do NIF?
Não chega. O nome do cliente, o IBAN, a morada ou o número de documento identificam-no da mesma forma, e costumam aparecer noutras colunas, em descrições de movimentos e noutras folhas do mesmo livro.
Porque é que o Localizar e Substituir falha com NIF?
Porque o Excel guarda muitos NIF como número: perde zeros à esquerda, mostra-os com separador de milhares ou junta-os a texto ("NIF 501234567"). Uma pesquisa por texto exato não apanha todas as formas, e basta falhar uma célula para o cliente ficar identificado.
Isto é anonimização ou pseudonimização?
É pseudonimização: como guarda a tabela que permite voltar aos dados reais, o ficheiro continua a ser dado pessoal para si. Para a IA, que não tem a tabela, deixa de ser possível saber quem é o cliente. A diferença está explicada no guia sobre pseudonimização e anonimização.
As fórmulas e os totais mantêm-se?
Sim, desde que só se troquem os identificadores. Somas, percentagens e referências entre células não dependem do nome nem do NIF. O que pode deixar de funcionar são procuras (PROCV) feitas por nome; por isso o mesmo nome tem de dar sempre o mesmo código.
Experimente com um documento seu
O Velado corre no navegador, no seu computador: nada é enviado para nenhum servidor.