Comment anonymiser un fichier Excel avant de l'utiliser avec l'IA

Une liste de clients, une balance âgée, un journal de paie : presque toutes les feuilles Excel d'un cabinet contiennent des numéros d'identification et des noms. Pour demander une analyse à une IA, ces données ne sont pas nécessaires. Ce guide montre comment les retirer sans casser la feuille.

Ce qui doit sortir et ce qui peut rester

• Sort : NAS, numéro de sécurité sociale, SIREN et SIRET, NEQ, numéros de TPS/TVQ ou de TVA, noms de personnes et d'entreprises, IBAN et numéros de compte, adresses et codes postaux, courriels, téléphones, numéros de dossier qui mènent au client.
• Reste : montants, dates, numéros de compte comptable, taux, quantités et structure de la feuille. C'est là-dessus que l'IA travaille.

Le numéro d'une entreprise n'est pas un renseignement personnel, mais il est couvert par le secret professionnel s'il révèle qui est le client. En pratique, retirez les deux.

Pas à pas

1. Travaillez sur une copie. Jamais sur l'original.
2. Remplacez, ne supprimez pas. Chaque identifiant devient un code stable : [DOC_ID_1], [ENTIDADE_1], [IBAN_1]. Si vous supprimez, l'IA ne distingue plus un client d'un autre ; si vous remplacez, l'analyse par client reste possible.
3. Utilisez toujours le même code pour la même entité, dans toutes les feuilles et tous les fichiers du dossier. « Tremblay & Fils inc. » et « TREMBLAY ET FILS INC » sont la même entité et doivent recevoir le même code.
4. Conservez la table de correspondance sur votre ordinateur. C'est elle qui permet de rétablir les données réelles dans la réponse.
5. Relisez avant d'envoyer (liste ci-dessous).
6. Demandez l'analyse à l'IA puis rétablissez les noms et numéros dans la réponse.

Par où les données s'échappent

• Numéros enregistrés comme nombres, avec des formats différents dans la même colonne.
• Texte libre : libellés d'opérations (« Virement Jean Tremblay »), observations.
• Feuilles masquées et lignes ou colonnes masquées.
• Commentaires et notes dans les cellules.
• Noms des feuilles (« Client Tremblay 2026 ») et en-têtes et pieds de page d'impression.
• Nom du fichier et propriétés du document (auteur, société).
• Tableaux croisés dynamiques, qui gardent une copie des données source même après leur suppression de la feuille.

Les trois derniers points se vérifient à la main dans Excel, sous Fichier > Informations > Inspecter le document, quel que soit l'outil utilisé.

Le faire avec Velado

Velado fait pour vous les étapes 2 à 4 et l'étape 6, sur votre ordinateur. Il ouvre le classeur, détecte les NAS, les numéros de sécurité sociale, les SIREN et SIRET (en vérifiant la clé de contrôle), les noms, les IBAN et les adresses, vous montre ce qu'il va masquer et exporte un classeur avec des codes, montants et formules en place. La table de correspondance reste dans un coffre local par client, et un clic remet les données réelles dans la réponse de l'IA.

La relecture reste la vôtre : aucune détection automatique n'est parfaite, et l'écran de révision sert à ajouter à la main ce qui manque, par exemple un nom commercial peu courant.

Vous pouvez l'essayer dans le navigateur avec un de vos fichiers ; rien n'est envoyé à un serveur. Pour le parcours complet avec une balance et la paie, voyez le guide de la balance.