Modelo
Modelo de política de utilização de IA para gabinetes de contabilidade e advocacia
Por Hugo Ribeiro · Atualizado a · 7 min de leitura
Na maioria dos gabinetes a IA já é usada, quase sempre sem regras escritas. O risco não está na ferramenta, está em cada pessoa decidir sozinha o que pode enviar. Uma política curta resolve isso e deixa prova de que o gabinete pensou no assunto.
Em que se apoia
- Sigilo profissional da respetiva Ordem: os factos e documentos do cliente não se revelam a terceiros. Veja o que diz o sigilo, profissão a profissão.
- RGPD: responsabilidade demonstrável (artigo 5.º, n.º 2), contrato com quem trata dados por sua conta (artigo 28.º) e medidas de segurança adequadas, entre as quais a pseudonimização (artigo 32.º).
- Regulamento da IA (Regulamento (UE) 2024/1689), artigo 4.º: as organizações que usam IA devem tomar medidas para que o seu pessoal tenha literacia suficiente em IA. A redação foi ajustada em 2026 pelo pacote Omnibus Digital, mas a obrigação de tomar medidas mantém-se.
Modelo (copie e adapte)
Política de utilização de inteligência artificial
[Nome do gabinete] · Versão 1 · [data]
1. Âmbito. Aplica-se a todos os sócios, colaboradores e estagiários, e a qualquer ferramenta de IA generativa usada em trabalho do gabinete.
2. Ferramentas autorizadas. Só podem ser usadas as ferramentas da lista em anexo, com contas do gabinete. Não se usam contas pessoais nem versões gratuitas para trabalho de clientes. Uma ferramenta nova só entra na lista depois de aprovada por [responsável].
3. Dados que nunca se enviam. Não se enviam a ferramentas de IA dados que identifiquem clientes, trabalhadores de clientes ou terceiros: nomes, NIF e NIPC, NISS, IBAN, moradas, contactos, números de processo, matrículas. Não se enviam palavras-passe nem credenciais.
4. Preparação dos documentos. Antes de enviar um documento de cliente, os identificadores são substituídos por códigos (pseudonimização), no computador do gabinete, com [ferramenta]. A tabela de correspondência não sai do gabinete. Quem envia confirma que não ficou nenhum identificador visível.
5. Revisão humana. Nenhuma resposta de IA segue para o cliente, para a AT, para um tribunal ou para outra entidade sem ser revista por um profissional do gabinete, que responde pelo conteúdo. Citações de leis, acórdãos e valores confirmam-se sempre na fonte.
6. Registo. O gabinete mantém a lista de ferramentas autorizadas, os respetivos contratos e a data de cada revisão desta política.
7. Formação. Todos os colaboradores recebem formação sobre esta política e sobre os limites da IA à entrada e, pelo menos, uma vez por ano.
8. Incidentes. Quem enviar por engano dados identificáveis comunica de imediato a [responsável], que avalia se há violação de dados a notificar.
9. Informação ao cliente. O contrato de prestação de serviços ou a política de privacidade do gabinete informam que são usadas ferramentas de IA e em que condições.
10. Revisão. Esta política é revista todos os anos ou quando mudar a lei, a orientação da Ordem ou as ferramentas usadas.
Li e aceito: [nome, data, assinatura]
Como adaptar
- Ponto 2: escreva os nomes exatos das ferramentas e dos planos contratados. "ChatGPT" não chega; a versão gratuita e a empresarial têm condições diferentes.
- Ponto 3: acrescente o que for próprio da sua área, por exemplo dados de saúde em processos de seguros ou dados de menores em processos de família.
- Ponto 4: é o ponto que torna a política praticável. Se a única regra for "não enviar", as pessoas deixam de usar IA ou passam a usá-la às escondidas. Com um passo de pseudonimização, o trabalho faz-se e os dados ficam.
- Ponto 9: confirme o texto com a sua Ordem ou com o seu encarregado de proteção de dados.
Este modelo é um ponto de partida e não substitui aconselhamento jurídico para o seu caso.
Onde entra o Velado
O Velado é a ferramenta do ponto 4: troca os identificadores por códigos no computador do gabinete, mantém a tabela num cofre local e repõe os dados na resposta. Como a IA só recebe códigos, os pontos 3 e 4 cumprem-se sem mudar a forma de trabalhar. Pode experimentar no navegador ou ver como funciona para contabilistas e para advogados.
Perguntas frequentes
Um gabinete pequeno precisa mesmo de uma política escrita?
Precisa de conseguir mostrar o que faz. O RGPD pede ao responsável pelo tratamento que demonstre o cumprimento (artigo 5.º, n.º 2), e uma página assinada por todos é a forma mais simples de o fazer. Também evita que cada colaborador decida por si o que pode colar no ChatGPT.
Tenho de pedir autorização ao cliente para usar IA?
Se os dados enviados não permitirem identificar o cliente, a questão do sigilo não se coloca da mesma forma. Se enviar dados identificáveis, está a revelá-los a um terceiro e precisa de base para isso: confirme com a sua Ordem e pondere uma cláusula no contrato de prestação de serviços.
A política tem de proibir as contas gratuitas?
É a regra mais comum. As versões gratuitas e pessoais não têm, em geral, contrato de subcontratação nem garantias sobre o uso dos dados para treino. O modelo abaixo só autoriza contas do gabinete.
O que é a literacia em IA?
É a obrigação do artigo 4.º do Regulamento da IA: quem usa sistemas de IA numa organização deve ter conhecimentos suficientes para o fazer. Uma sessão de formação interna e esta política lida e assinada são um bom ponto de partida.
Experimente com um documento seu
O Velado corre no navegador, no seu computador: nada é enviado para nenhum servidor.